Was ist die E-Rechnungspflicht?

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im inländischen B2B-Bereich zur Pflicht. Eine einfache PDF-Rechnung gilt ab 2025/2026 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

ZUGFeRD vs. XRechnung

ZUGFeRD

Ein hybrides Format, das aus einem sichtbaren PDF und einer eingebetteten XML-Datei besteht. Ideal für Freelancer, da es sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

XRechnung

Ein rein strukturiertes Datenformat (XML) ohne visuelle Komponente. Es ist der Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G).

Wichtige Fristen

Ab 1. Januar 2025: Verpflichtung für alle Unternehmer, E-Rechnungen empfangen zu können.
Ab 1. Januar 2027: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze.

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Anforderungen der GoBD

Neben dem richtigen Format müssen E-Rechnungen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen:

Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach der Erstellung nicht mehr manipuliert werden können.
Revisionssichere Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem Originalformat (z.B. die XML-Datei) über 10 Jahre gespeichert werden.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein.